I Coronapandemins spår har Svenska kyrkan ställt om många gudstjänster, kyrkoråd och sammanträden till digitala möten. Forskningen visar att det finns uppenbara risker med digitala möten, som är viktiga att belysa, men kriser kan också skapa handlingskraft. Här ger Henrik Frenne, digital expert, sina bästa tips för hur du kan få ut det mesta av mötena.

Att kunna mötas digitalt har blivit viktigare än någonsin tidigare och rekommendationen från Folkhälsomyndigheten om att hålla avstånd och att arbeta hemifrån kommer vi sannolikt att få rätta oss efter under en lång tid framöver.

Nyligen har forskare på Mälardalens högskola kommit fram till att det finns många problem och risker med digitala möten. De informella samtalen blir färre, vi kan inte läsa av kroppsspråket hos de andra som deltar i mötet, spontanitet och kreativitet minskar och man kan hämmas vid tanken av att ens egen bild visas på storbildsskärm. Till det kan vi addera teknikstress och socialt utanförskap.

Förenklar i vardagen

Henrik Frenne är en av fyra delägare av Causality Agency som skräddarsyr digitala lösningar till svenska och globala kunder. Han har lång erfarenhet av digitala arbetssätt och ser möjligheter istället för risker. För honom är digitala verktyg en förutsättning för att vardagen och arbetet ska fungera.

– Vi följer såklart alla rekommendationer och arbetar hemifrån vilket även våra kunder gör. En positiv effekt är att du blir mer flexibel och effektiv genom att till exempel slippa köer och kollektivtrafik eller bli bunden till specifika platser. Att arbeta mellan 9 och 5 passar inte heller allas vardag och fyller inte för oss sin forna funktion. Vissa arbetar bättre med en paus under dagen för att sedan arbeta en timme senare på kvällen eller tidigt på morgonen.

Även innan pandemin använde Henrik och hans kollegor sig av tydliga digitala processer och verktyg som möjliggör distansarbete genom automatisk dokumentation och notifikationer. De digitala plattformarna hjälper hela teamet att följa hur arbetet går framåt timme för timme. Det har varit det normala arbetssättet inom digital utveckling och produktion sedan länge.

– Det gör att vi snabbt kan se avvikelser i planeringen och förutse problem, fortsätter Henrik Frenne.

Funktioner som skapar struktur

I det digitala mötet tar alla upp lika stor yta på skärmen och mikrofonerna kan ställas in så att volymen är densamma för alla. Det skapar en bra balans i mötet så att alla syns och hörs utan att någon tar över.

–  Tekniken skapar ofta en kort fördröjning i videomöten vilket ironiskt nog gör det opraktiskt att avbryta varandra, vilket gör att alla får tala till punkt.

I chattverktygen kan du ställa frågor eller ge svar och all information finns kvar efter mötet, vilket gör det enkelt att gå tillbaka och följa upp det som avhandlades här.

Nu ses Henrik och kollegorna inte på fikaraster eller vid kaffeautomaten längre utan får planera in det sociala på annat sätt.

–  Vi har löst det med att vi träffas utanför jobbet och gör någon aktivitet tillsammans. Spontana samtal gör vi ofta genom att alla kopplar upp sig till videomötet en stund innan det börjar eller stannar kvar en stund efter, reflekterar Henrik Frenne.

–  Fenomenet med ett utbrett distansarbete är fortfarande i ett tidigt skede och vi kommer att få se nya sätt att ersätta informella samtal vid kaffeautomaten. Vi kan säkert förvänta oss mängder av tips och tricks framöver för att skapa nya sociala mönster. Om det var svårt för oss alla att lära sig att cykla så kräver även detta en övergångsperiod, menar Henrik Frenne.