Vi vet, vi vill, vi vågar

Inför KyrkAs förbundsfullmäktige 5-6 oktober

I Sverige fortsätter en pandemi att härja som tvingar de flesta av oss att arbeta i hemmet och runtom oss finns många tragedier när vi förlorar nära och kära. Mitt i detta kaos ska förbundets högsta beslutande organ – förbundsfullmäktige - samla sig för nya tag de närmaste åren. Max 50 på fullmäktige Detta sammanträde kommer att genomföras under speciella premisser. Antalet deltagare kommer att hållas nere till 50 personer och under fullmäktige kommer ett stort antal säkerhetsåtgärder genomföras för att minska risken för smitta så mycket som möjligt. Det är självklart att förbundsstyrelsen följer Folkhälsomyndighetens rekommendationer.Åsikterna har varit många om när, hur och på vilket sätt förbundets fullmäktige ska genomföras. Förbundsstyrelsen beslöt i slutet av augusti att satsa på ett fysiskt sammanträde. Som grund för det beslutet kontaktade vi också andra fackförbund för att höra om deras erfarenheter med ett digitalt fullmäktige. Ett större digitalt möte visade sig fungera dåligt. Demokratin har inte kunnat garanteras när komplicerade ärenden diskuterats. Vår egen och andra fackförbunds erfarenhet är att ett digitalt fullmäktige inte garanterar att alla deltagarna kommer att kunna höra allting eller kunna få rösta.Det var också utifrån dessa erfarenheter bättre att begränsa antalet närvarande på KyrkAs fullmäktige. Om det behövs kommer fördelningen av ombud att ske på ett proportionerligt sätt. Av hänsyn till restriktionerna får inte ersättare för ledamöterna i förbundsstyrelsen komma. Normalt är de annars alltid inbjudna till fullmäktigesammanträdet. Handlingar till fullmäktige Handlingar till förbundsfullmäktige håller på att skickas ut till de ledamöter, ombud som deltar. Det är inte praxis att offentliggöra dem före ett förbundsfullmäktige. Information om beslut och planer kommer vi att informera om både på hemsidan och i kommande nr av Kyrkfack. Anseenderevisionen presenteras Förbundsstyrelsen har tidigare beslutat om att genomföra en s k anseenderevision av förbundet, vilket är en djupare granskning av ekonomin än en vanlig revision. Den kommer att presenteras på förbundsfullmäktige för de närvarande ledamöterna. Deras arbete bygger på en egen självständig granskning av KyrkA. KyrkA har naturligtvis inte styrt det arbetet.

Så skapar du lyckade digitala möten

I Coronapandemins spår har Svenska kyrkan ställt om många gudstjänster, kyrkoråd och sammanträden till digitala möten. Forskningen visar att det finns uppenbara risker med digitala möten, som är viktiga att belysa, men kriser kan också skapa handlingskraft. Här ger Henrik Frenne, digital expert, sina bästa tips för hur du kan få ut det mesta av mötena.Att kunna mötas digitalt har blivit viktigare än någonsin tidigare och rekommendationen från Folkhälsomyndigheten om att hålla avstånd och att arbeta hemifrån kommer vi sannolikt att få rätta oss efter under en lång tid framöver.Nyligen har forskare på Mälardalens högskola kommit fram till att det finns många problem och risker med digitala möten. De informella samtalen blir färre, vi kan inte läsa av kroppsspråket hos de andra som deltar i mötet, spontanitet och kreativitet minskar och man kan hämmas vid tanken av att ens egen bild visas på storbildsskärm. Till det kan vi addera teknikstress och socialt utanförskap. Förenklar i vardagen Henrik Frenne är en av fyra delägare av Causality Agency som skräddarsyr digitala lösningar till svenska och globala kunder. Han har lång erfarenhet av digitala arbetssätt och ser möjligheter istället för risker. För honom är digitala verktyg en förutsättning för att vardagen och arbetet ska fungera.– Vi följer såklart alla rekommendationer och arbetar hemifrån vilket även våra kunder gör. En positiv effekt är att du blir mer flexibel och effektiv genom att till exempel slippa köer och kollektivtrafik eller bli bunden till specifika platser. Att arbeta mellan 9 och 5 passar inte heller allas vardag och fyller inte för oss sin forna funktion. Vissa arbetar bättre med en paus under dagen för att sedan arbeta en timme senare på kvällen eller tidigt på morgonen.Även innan pandemin använde Henrik och hans kollegor sig av tydliga digitala processer och verktyg som möjliggör distansarbete genom automatisk dokumentation och notifikationer. De digitala plattformarna hjälper hela teamet att följa hur arbetet går framåt timme för timme. Det har varit det normala arbetssättet inom digital utveckling och produktion sedan länge.– Det gör att vi snabbt kan se avvikelser i planeringen och förutse problem, fortsätter Henrik Frenne. Funktioner som skapar struktur I det digitala mötet tar alla upp lika stor yta på skärmen och mikrofonerna kan ställas in så att volymen är densamma för alla. Det skapar en bra balans i mötet så att alla syns och hörs utan att någon tar över.–  Tekniken skapar ofta en kort fördröjning i videomöten vilket ironiskt nog gör det opraktiskt att avbryta varandra, vilket gör att alla får tala till punkt.I chattverktygen kan du ställa frågor eller ge svar och all information finns kvar efter mötet, vilket gör det enkelt att gå tillbaka och följa upp det som avhandlades här.Nu ses Henrik och kollegorna inte på fikaraster eller vid kaffeautomaten längre utan får planera in det sociala på annat sätt.–  Vi har löst det med att vi träffas utanför jobbet och gör någon aktivitet tillsammans. Spontana samtal gör vi ofta genom att alla kopplar upp sig till videomötet en stund innan det börjar eller stannar kvar en stund efter, reflekterar Henrik Frenne.–  Fenomenet med ett utbrett distansarbete är fortfarande i ett tidigt skede och vi kommer att få se nya sätt att ersätta informella samtal vid kaffeautomaten. Vi kan säkert förvänta oss mängder av tips och tricks framöver för att skapa nya sociala mönster. Om det var svårt för oss alla att lära sig att cykla så kräver även detta en övergångsperiod, menar Henrik Frenne.Henriks tips för lyckade digitala mötenTänk efter om mötet behövs.Precis som innan Coronakrisen är inte alla möten nödvändiga, kanske inte heller alla deltagare. Bjud bara in de som fyller en funktion i mötet.Tydlig agenda.Planera mötet i förväg och skicka ut planeringen och vilka mål som ska uppnås i mötet till alla deltagare i god tid innan. Det skapar tydlighet för deltagarna och gör mötet enklare att genomföra utan onödiga sidospår.Skapa utrymme för det sociala.Schemalägg möten innan de ska börja och kanske även en stund efter mötet för att få möjlighet att prata om annat än jobbet.  Digitala möten kan ibland bli opersonliga. Var personlig genom att använda namnen på de du pratar med och titta in i kameran för att försöka få ögonkontakt med de som lyssnar. Tänk på att ha rätt vinkel på kameran så inte bara näsan syns.Anpassa mötet efter syftet.Om ni är två i ett möte och kameran upplevs som ett hinder kan du istället dela din skärm med ett program där ni båda kan skriva ned tankar, lägga in bilder eller annat för att skapa gemensamma anteckningar.

Fem kretsstyrelser ogiltiga, men kretsarna finns kvar

KyrkA har genomgått en fördjupad granskning under året, en så kallad anseenderevision. Genom denna fördjupade granskning upptäckte revisorerna att ett antal kretsstyrelser hade egna organisationsnummer. Detta innebär i praktiken att de är fristående organisationer. En egen förening med eget organisationsnummer utanför Kyrkans Akademikerförbund kan inte representera förbundet och inte heller företräda förbundets medlemmar i exempelvis förhandlingar.Vi har informerat kretsordförandena i de berörda kretsstyrelserna och givit dem tid att samla sina respektive styrelser för att besluta om avregistrering av styrelsens organisationsnummer. Protokoll från sådant styrelsemöte skulle ha inkommit till förbundet senast den 7 september 2020.Kretsstyrelserna i Linköping, Skara, Strängnäs, Västerås och Lund har inte lämnat in några handlingar och kan därför inte fortsätta sina fackliga uppdrag för förbundet. Kretsen finns naturligtvis kvar, men de berörda kretsstyrelserna är därmed upplösta. Däremot är de berörda ledamöterna givetvis välkomna att stanna kvar som medlemmar i förbundet. Vad innebär detta för mig som medlem? De medlemmar som finns i de aktuella kretsarna organiseras nu direkt under förbundsstyrelsen i Kyrkans Akademikerförbund. Detta betyder att du som är medlem i dessa kretsar från och med nu istället får råd, stöd och hjälp direkt av en ombudsman via ombudsmannajouren. En ombudsman ger dig även stöd i arbetsrättsliga frågor och företräder dig i överläggningar, förhandlingar och tvister. Ombudsmannajour – öppet vardagar klockan 9 – 12Ring växeln på 08-441 85 60 och be att få tala med en ombudsman. Det är viktigt att du i växeln uppger vilket stift du arbetar i så du kommer rätt.Du kan också skicka e-post direkt till Förhandlingsavdelningen på forhandlingsavdelningen@kyrka.se  Ledamöterna är välkomna tillbaka De ledamöterna som önskar återinträda i ett uppdrag för KyrkA är välkomna att ta kontakt med förbundet.Förhandlingar som har genomförts av ledamöter i kretsstyrelserna är giltiga, fram tills beskedet meddelades, dvs. till och med den 15 september. Därefter har förhandlingsmandatet upphört. KyrkA står för lön KyrkA står för lönen för regionala skyddsombud som alltid avlönas via förbundet på statliga medel. När det gäller den fackliga tiden utifrån avtal, kommer KyrkA att ersätta församling eller arbetsgivare för tiden från den 15 september till den 14 oktober under förutsättning att personen utför arbete för Svenska kyrkan. Vad innebär detta för mig som är medlem i en annan stiftskrets? För dig som är medlem i en annan stiftskrets kommer inte något att förändras. Du behåller kontakten med förtroendevalda i ditt stift precis som vanligt. Har du några frågor? Om du undrar över något kring denna förändring så är du varmt välkommen att vända dig till kansli@kyrka.se.