Att gå från enskilda kontorsrum till en aktivitetsbaserad arbetsplats är en omställning för de flesta. Men för Jenny Rogestedt, stiftsadjunkt på Göteborgs stiftskansli, överväger fördelarna. ”Nu har vi ett utbyte som vi inte hade tidigare”, menar hon.
I januari 2019 övergick Göteborgs stiftskansli med lokaler i Läppstiftet vid lilla Bommen i Göteborg till en aktivitetsbaserad arbetsplats. Enskilda kontorsrum och större sammanträdesrum fick lämna plats åt nya utrymmen anpassade efter vilka uppgifter som skulle lösas där.
I och med renoveringen skapades en besöksdel med en reception och samlingslokaler som församlingar kan boka och en kontorsdel där personalen på stiftskansliet håller till. Kontorsdelen är indelad i zoner utifrån arbetsuppgifter och det finns flera våningsplan.
Jenny Rogestedt upplever ett närmare utbyte och samarbete med sina kollegor i och med förändringen. Men hon nämner också att det har tagit tid att anpassa sig till att arbetsplatsen är uppdelad i olika zoner.
– Vi har ibland behövt påminna oss om att använda utrymmena för det de är avsedda för, säger Jenny. Det var oroligt inför förändringen, men att arbeta så här blev snabbt självklart och fördelarna överväger utan tvekan. Enda nackdelen jag har funnit är att ergonomin inte är den bästa. Varje morgon måste du ställa in stolen och det tror jag många med mig glömmer bort.
– Konceptet bygger också på att alla inte är på kontoret samtidigt, fortsätter Jenny. Vi har ju ett konsultativt arbete och vi rör oss ofta ute i församlingar och pastorat. Imorgon ska jag till exempel besöka en församling i Uddevalla på förmiddagen och efter det arbeta hemifrån. Utöver det ekonomiska perspektivet finns det även ett hållbarhets- och miljöperspektiv som är viktigt. Vi behöver inte ha tomma rum 50 till 70 procent av tiden.
Skyltarna i taket visar vilken av de tre zonerna (aktiv, tyst och lugn zon) du befinner dig i. I den aktiva zonen på våningsplanet där Jenny Rogestedt arbetar finns fem skrivbord intill varandra med dator. Där får du tala med kollegorna och även tala i telefon.
I den lugna zonen har skrivborden ljuddämpande skydd, och här får du inte prata. Det finns även utrymmen anpassade för kreativa möten med tillgång till whiteboardtavlor. I lokalen finns även många samtalsrum och mindre mötesrum som du kan boka digitalt via din dator.
– På plan tre har vi ett trevligt fikarum med sköna fåtöljer och utsikt över Barken Viking, säger Jenny. Vi har också ett andaktsrum och ett bibliotek där vi kan läsa in oss på arbetsrelaterad litteratur.
– Arbetssättet har ändrats till att bli mer digitalt med digitala mappar och flöden vilket är nytt för många, säger Jenny. Men det är ju en utveckling som sker oavsett. Överlag har vårt nya arbetssätt fungerat mycket bra och varit en positiv upplevelse för de flesta. Detta var helt rätt väg att gå för oss.
Låt verksamheten styra
Jenny Rogestedt råder dig som funderar på att göra om församlingslokalen till en aktivitetsbaserad arbetsplats att först och främst analysera vilka utrymmen som behövs för att bedriva verksamheten. Om ni ska ha känsliga samtal får det till exempel inte vara någon insyn. Låt också medarbetarna vara med i förändringen, lyssna in och kommunicera ofta. Att våga prova och se detta som en möjlighet ger så mycket tillbaka, både i plånboken och till miljön.
