Vibeke Hammarström, förbundsdirektör, kommenterar aktivitetsbaserade kontor ur ett arbetsmiljöperspektiv:

Lyssna på medarbetarna
Den vanligaste orsaken till att arbetsgivare bygger om en arbetsplats är ekonomi, behovet av att spara pengar. En annan kan vara att det inte finns tillräckligt med arbetsplatser och planen är en hybridlösning mellan distansarbete och arbetsplatsbaserat arbete. Det gäller att verkligen tänka till, att redan i inledningsskedet analysera hur arbetsplatsen ska fungera. Som facklig part vill vi naturligtvis att arbetsgivaren lyssnar på medarbetarna och gör det i flera skeden av beslutsgången.

Arbetsmiljöansvar även för hemarbetsplatsen
Det finns en viktig skillnad mellan ett aktivitetsbaserat kontor och ett så kallat flexkontor. I det senare är inte tanken att alla ska få plats samtidigt. Hur ser då ”den andra arbetsplatsen” ut? Det vill säga den arbetsplats som arbetsgivaren tänker sig att medarbetaren ska arbeta på när hen inte får plats på flexkontoret? I denna situation är det viktigt att tänka på att om hemarbete är påbjudet av arbetsgivaren så har arbetsgivaren ett arbetsmiljöansvar för hemarbetsplatsen. Vår erfarenhet är att detta ibland glöms bort och det tas för givet att alla har en hemarbetsplats som fungerar.

Tillgång till samtalsrum minskar stress
På ett aktivitetsbaserat kontor ska finnas områden för till exempel sociala liksom koncentrationskrävande aktiviteter. En förutsättning för att detta ska fungera är att det finns mycket gott om arbetsplatser. Behovet av enskilda rum för själavårdande eller andra känsliga samtal med behov av avskildhet kan uppkomma snabbt och orsaka stress. Därför behöver det finnas tillräckligt många samtalsrum tillgängliga för detta ändamål. På många arbetsplatser är detta en bristvara då arbetsgivaren har underskattat behovet av samtalsrum. Inom Svenska kyrkan förekommer ovanligt många sådana samtal jämfört med andra marknadssektorer.

Skapa förutsättningar för harmoni
Att kunna ta emot en människa i sorg förutsätter att du själv är i harmoni och inte stressad av att kollegan har nästa samtal om 10 minuter. Du ska även kunna ha empati och då behöver arbetsgivaren skapa förutsättningar för en omgivning som möjliggör detta.

Ta hänsyn till att människor har olika behov
En annan aspekt som arbetsgivaren måste ta hänsyn till är att människor är olika. För vissa är det enkelt att koncentrera sig i ett rum med flera andra. För andra är det svårt att vara fokuserad när kollegan sitter bredvid även om det är tyst i rummet. Här har arbetsgivaren ett arbetsmiljöansvar även för dessa personer som ofta är mycket högpresterande med analytiskt sinnelag och krävande arbeten men som kräver ostördhet för att kunna behålla sin verksnivå. Medarbetarens personlighet är en sak att ta hänsyn till om en arbetsgivare vill ha friska medarbetare som presterar på bästa sätt.

Långt kvar till papperslösa samhället
Ytterligare en aspekt som arbetsgivaren ska räkna med är att från den ekonomiska vinst som eventuellt görs, ska kostnader för den arbetstid som går till spillo att behöva avräknas. Om du arbetar på plats A och sedan ska in i ett möte på plats B så behöver du samla ihop ditt material, förflytta dig och installera dig och din dator på nästa arbetsplats. Kanske ett välkommet avbrott men det kan framför allt vara stressdrivande för de grupper som har hög arbetsbelastning sedan tidigare. Vi ska komma ihåg att vi har långt kvar till det helt papperslösa kontoret.