– Konflikter på arbetsplatsen måste hanteras tidigt, säger Vibeke Hammarström Falk, förbundsdirektör på KyrkA. Konflikter smittar, stjäl energi, minskar trivseln och produktiviteten och kan sluta riktigt illa. Utgå ifrån att du som chef behöver hjälp utifrån.
Vibeke Hammarström Falk betonar att det är viktigt att chefer tar ansvar för att våga se och hantera konflikter.
– Konflikter som inte tas om hand skapar otrygghet hos personalen och ohälsosamma grupperingar. Dessutom sjunker kvaliteten i arbetet, säger Vibeke Hammarström Falk. För de som är direkt inblandade i konflikten kan detta leda till minskad arbetsglädje, depressioner, sämre livskvalitet och olika psykosomatiska reaktioner, ofta med sjukskrivningar som följd. Detta kan i slutändan leda till en lamslagen verksamhet och utslagning av en eller flera individer från arbetslivet.
– Hantera konflikten direkt för att undvika att individer och verksamheten skadas, råder Vibeke Hammarström Falk. Konflikter löser sig sällan av sig själva utan tenderar att eskalera. Som chef har du en viktig uppgift i att utreda misstänkta konflikter och hantera dem. Du behöver följa arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter. En av de viktigaste föreskrifterna är den så kallade OSA:n (AFS 2015:4 på av.se).
Skapa rutiner som förebygger konflikter
Förebygg konflikter genom att skapa rutiner såsom återkommande skyddsronder, medarbetarsamtal, hälsoundersökningar och genom att fråga anonymt via enkäter. En enkät som bygger på OSA:n finns att hämta gratis på Prevent.se*, tipsar Vibeke.
– Se till att ha väl kommunicerade policyer och rutiner för hur konflikter ska hanteras, föreslår Vibeke Hammarström Falk. Det behöver både finnas en förmåga och en vilja att se tidiga signaler. Exempel på tidiga signaler är sämre arbetsglädje, dålig stämning, blickar, kommentarer eller tystnad och rädsla.
– Det är en skillnad mellan att lösa en konflikt och hantera den. Om ni kan lösa en konflikt är ni lyckligt lottade, säger Vibeke Hammarström Falk. Förutsättningen för att lösa en konflikt är att parterna vill lösa den, och att parterna förmår kommer överens och därefter ska konflikten i princip inte existera längre. De allra flesta konflikter kräver dock att de hanteras genom olika metoder på olika sätt och oftast med hjälp utifrån.
Vad göra när du får kännedom att det finns en konflikt?
– Det finns några saker du bör beakta när konflikten är ett faktum för att du ska veta hur du ska agera, råder Vibeke Hammarström Falk. Försök förstå vilken typ av konflikt det rör sig om. Du kan då ta hjälp av Thomas Jordans indelning.
Du behöver även förstå hur långt den eskalerat, dvs. nivån på konflikten. Konflikter stegras om de inte hanteras och kan bli mycket destruktiva. En viktig aspekt att vara observant på är om konflikten har inslag av kränkande särbehandling eller mobbing. En variant av detta är diskriminering och sexuella trakasserier. Du behöver även beakta om du tycker dig se att någon av de inblandade har ett personlighetssyndrom såsom narcissism eller psykopati. Det ändrar handläggningen totalt. Den viktigaste frågan du bör ställa är dock: Vilka skyldigheter har jag i den här situationen och vilket mandat har jag?
Vibeke Hammarström Falk tillägger: Som anställd och ledare i Svenska kyrkan bör du också fråga dig själv: har jag ett moraliskt ansvar att söka motverka och hantera en konflikt som kan skada mina medarbetare?
Tre nivåer av en arbetskonflikt
Det är ofta många faktorer som bidrar till att skapa en konflikt. Konfliktforskaren Thomas Jordan brukar tala om tre nivåer av underliggande orsaker till att konflikter uppkommer.
- Individnivån – här handlar det om personlighet, beteende eller livssituationen hos X som ger upphov till konflikten.
- Relationsnivån handlar om till exempel skillnader mellan parternas önskemål, behov, bakgrund, och personlighet.
- Systemnivån kan handla om resurs och maktfördelning där förutsättningarna för ledarskap kan vara otillräckliga och kanske otydliga.
Undersök fakta och ta hjälp utifrån
– Som chef eller arbetsledare behöver du vara rustad för att snabbt kunna ge stöd till utsatta och hantera de svåra samtal som följer. Blunda inte för signaler som kan vara tecken på konflikt. Men var objektiv, varnar Vibeke Hammarström Falk. Erbjud alltid samtalsstöd till den som upplever sig behöva det och var beredd på att anlita en resurs utifrån.
Vad gör jag om jag som chef eller arbetsledare inte har resurser?
– Om du som chef eller arbetsledare inte får gehör för ett arbetsmiljöproblem och inte får resurser att till exempel anlita företagshälsovård som skulle motverka en arbetsskada för din medarbetare kan du använda ”den sista befogenheten”, säger Vibeke Hammarström Falk.
Detta innebär att du ger tillbaka ansvaret för arbetsmiljön i det enskilda fallet till överordnad chef om du är mellanchef såsom arbetsledande komminister eller diakon eller för dig som är kyrkoherde returnerar problemet till kyrkorådet. Gör det skriftligt och datera handlingen. Se även till att du får en underskrift på att mottagaren har erhållit handlingen.
Till Prevents enkät om psykosocial arbetsmiljö:
https://www.prevent.se/jobba-med-arbetsmiljo/checklistor/enkater
