Aktivitetsbaserat kontor är det nya moderna när arbetsplatser byggs om, men miljön passar inte alla och fällorna är många när lokalerna utformas. De arbetsgivare som misslyckas har inte gjort grovjobbet med planeringen, säger forskaren Anita Pettersson-Strömbäck.
I det aktivitetsbaserade kontoret finns inga fasta arbetsplatser. När personalen kommer på morgonen väljer individerna var de vill slå sig ner. Tanken är att det ska finnas olika stationer anpassade till olika typer av arbetsuppgifter. Man väljer plats utifrån vad som ska utföras just den dagen.
Kontoret ska också innehålla olika områden. Där ska finnas en tyst zon för bland annat arbete som kräver stor koncentration, men också områden för möten och sociala kontakter.
I många aktivitetsbaserade kontor finns fler arbetsplatser än anställda just för att ledningen vill uppnå flexibilitet i arbetssätt. Å andras sidan är detta ingen benhård regel och någon enhetlig definition av kontorsformen finns inte.
Många gånger är det svårt att skilja mellan aktivitetsbaserat kontor och flexkontor. Det sistnämnda handlar om öppna landskap med färre arbetsplatser än antalet anställda, eftersom alla arbetstagare inte är på jobbet samtidigt.
En sak är emellertid säker, aktivitetsbaserat kontor är bland de mest populära formerna när arbetsplatser görs om.
– Vi i Sverige gillar att vara moderna. Vi är ett av världens modernaste länder. Trendigt, häftigt och nytt hoppar vi på. Då vill vi vara där, men tänker inte alltid efter ordentligt om det passar vårt arbete, säger Anita Pettersson-Strömbäck, lektor i arbets- och organisationspsykologi vid Umeå universitet.
Hon har forskat kring den nya kontorsformen och tillsammans med kolleger studerat hur aktivitetskontor infördes i Örnsköldsviks kommun. Just planeringen av den nya arbetsmiljön är ofta den svaga punkten.
– När man misslyckas har inte det grundläggande arbetet med förankring i organisationen genomförts. Man har inte heller analyserat och planerat. Grovjobbet är i planerings- och analyseringsstadiet.
Det första en arbetsplats ska göra som vill gå över till ett aktivitetsbaserat kontor är en ordentlig arbetsanalys och fundera på vad arbetslagen gör och vilken miljö som stöder deras arbetsuppgifter, enligt Pettersson-Strömbäck.
Den goda planering som är helt nödvändig måste också genomföras med omfattande delaktighet. Samverkansgrupper ska bildas och de berörda fackliga organisationerna ska delta i dem, liksom skyddsombud och arbetsmiljöombud. Viktigt är också regelbundna möten.
– Arbetsplatsen måste också ha vettig informationsspridning om projektet. Åsikter, kunskap och information ska susa både uppåt och nedåt i organisationen, säger Anita Pettersson-Strömbäck.
Dessutom måste den oro som kommer med en så pass stor förändring både tas på allvar och hanteras.
Forskarna har dragit många lärdomar av studien av Örnsköldsvik kommun:
Vid förändringen är det viktigt att hitta former för möten och umgänge i det egna arbetslaget, eftersom det ofta kommer att sitta utspritt över hela arbetsplatsen.
Lokalen måste ljuddämpas bra, eftersom även lågt tal och mummel stör koncentrationen liksom brus från ventilationssystem. En annan viktig punkt är bra bländfri belysning, inte minst därför att långt ifrån alla kommer att sitta nära fönster.
Naturligtvis ska arbetsplatsen ha tysta rum där anställda kan föra telefonsamtal i enskildhet. Många mötesrum för fem, sex personer är också viktigt om kontoret ska fungerar bra.
Även klara regler med en uppförandekod behövs. Kan en chef säga till en störande medarbetare från ett annan avdelning är en fråga som måste redas ut.
Dessutom ska varje arbetsplats ha minst två bildskärmar!
– Ja, eftersom detta baseras på ett papperslöst arbete. Arbetstagaren måste ha en skärm som kan visa ett dokument och en skärm där ett nytt dokument produceras. Ett mycket gott teknikstöd är helt nödvändigt, eftersom du enbart ska gå runt med din dator.
Även om allt detta görs kommer inte alla individer på arbetsplatsen att passa i det aktivitetsbaserade kontoret. Detta kan bero på individuella orsaker eller på arten av arbetsuppgifter.
Personer med hörselnedsättning eller tinnitus, andra som har haft utmattningssymptom eller hjärntrötthet och de med rörelsenedsättning är sådana individer som kan få svårigheter i den öppna miljön.
I det aktivitetsbaserade kontoret har inte den enskilde arbetstagaren sin egen skrivbordsstol och skrivbord med anpassade ergonomiska verktyg.
– Individuella behov blir svårare att svara mot i det aktivitetsbaserade kontoret och dessa individer blir väldigt synliga i denna miljö.
I intervjudelen av studien i Örnsköldsviks kommuns såg forskarna hur personer som borde ha eget rum av något skäl avböjde det, eftersom alla på arbetsplatsen då skulle se att personen jobbade under andra förutsättningar än de andra på arbetsplatsen.
Även vissa arbetsuppgifter passar dåligt på ett aktivitetsbaserat kontor. Ett exempel är HR-arbetet. Denna personal kanske inte vill sitta utspridd bland andra arbetstagare från olika avdelningar när de ofta behandlar känsliga eller integritetsskyddade uppgifter.
– Även om det inte handlar om sekretess vill de inte sitta bland andra medarbetare och ta emot ett samtal från en person med till exempel utmattningssymptom.
Anita Pettersson-Strömbäck konstaterar att forskningen ännu inte kan säga med säkerhet om aktivitetsbaserat kontor är en bra eller dålig lösning för arbetstagarna.
– Jag kan bara ge det tråkiga forskarsvaret: det beror på.
I studien av Örnsköldsviks kommun fanns två ändar i skalan över hur arbetstagarna fungerade i miljön.
– Chefer och de som hade samordnande arbetsuppgifter trivdes ganska bra och kände sig mer produktiva. Medan de som sysslade med koncentrationskrävande uppgifter och skulle hantera både sekretess och konfidentiella uppgifter fick det besvärligt.
Calle von Scheele
