Så behandlar vi dina personuppgifter - för dig som är medlem

Insamling av uppgifter

För att KyrkA ska kunna utföra vårt uppdrag gentemot dig som medlem behöver du lämna viss information om dig själv i samband med din medlemsansökan eller under ditt medlemskap. Det kan röra sig om följande information:
• Person- och kontaktinformation
• Anställnings- och utbildningsuppgifter
• Betalningsinformation, faktureringsinformation och bankkontouppgifter
• Information du lämnar till oss (t.ex. hälsouppgifter) i samband med ärenden, medlemsaktiviteter, undersökningar eller när KyrkA företräder dig som medlem

KyrkA kan också komma att behöva samla in följande information om dig från andra källor:
• Person- och kontaktinformation (t.ex. adress från folkbokföringen)
• Anställningsuppgifter från arbetsgivare, arbetsgivarorganisationen, fackligt förtroendevalda, eller offentliga källor
• Försäkringsuppgifter (t.ex. uppgifter om medlemsförsäkringar från försäkringsbolag)

När KyrkA administrerar ärenden (som vid en tvist med en arbetsgivare) kan information om händelseförlopp inhämtas från andra involverade parter. Denna information kan innehålla personuppgifter om dig. KyrkA kan också behöva hantera uppgifter om dig som har samlats in från andra medlemmar i samband med rekryteringskampanjer m.m.

Korrekthet och riktighet

KyrkA är måna om att de personuppgifter som behandlas om dig är riktiga. Oriktiga uppgifter rättas snarast möjligt. Det är därför viktigt att du meddelar oss ändringar om exempelvis adress, e-postadress och telefonnummer. Du kan själv logga in hemsidan och ändra din kontaktinformation. För övriga uppgifter som t.ex. arbetsgivare och lön är det enklast att du mejlar in dessa till medlemsservice@kyrka.se.

Sammanställning av de lagliga grunderna som är aktuella för KyrkAs verksamhet

För att få behandla personuppgifter krävs det att det finns en laglig grund för behandlingen. Nedan finner du vilka lagliga grunder det finns och som vi använder oss av.

Samtycke – Du har lämnat ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål. Du kan närsomhelst återkalla ditt samtycke.

Avtal – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fullgöra ett avtal mellan dig och oss (medlemskapet) eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan ett sådant avtal ingås.

Rättslig förpliktelse – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att KyrkA ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse enligt t.ex. lag eller kollektivavtal.

Allmänt intresse – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse som följer av t.ex. lag eller kollektivavtal.

Intresseavvägning – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för ändamål som rör KyrkAs eller tredje parts berättigade intressen, förutsatt att dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre. Du har möjlighet att invända mot att vi använder dina uppgifter på det här sättet. Då gör vi en ny bedömning utifrån din specifika situation. Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer dina personuppgifter inte längre behandlas för sådant ändamål.

För känsliga personuppgifter som exempelvis fackligt medlemskap krävs ytterligare lagstöd för att få behandla personuppgifterna. Nedan finner du vilka lagliga grunder som finns och som vi använder oss av.

Samtycke – Du har uttryckligen lämnat ditt samtycke till behandlingen av dina personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål. Du kan närsomhelst återkalla ditt samtycke.

Inom arbetsrätten m.m. – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att vi eller du själv ska kunna fullgöra skyldigheter eller utöva särskilda rättigheter inom arbetsrätten eller inom områdena social trygghet och socialt skydd.

Berättigad facklig verksamhet – Behandlingen av dina personuppgifter utförs internt inom ramen för KyrkAs berättigade verksamhet med lämpliga skyddsåtgärder.

Rättsligt anspråk – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Arkiv, statistik m.m. – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för arkivändamål av allmänt intresse vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål.

Hur kan vi komma att behandla din information?

Nedan framgår varför KyrkA behandlar dina uppgifter och på vilka grunder behandlingen sker.

Medlemsadministration

För att kunna administrera ditt medlemskap behöver vi behandla dina personuppgifter såsom person- och kontaktinformation, anställningsuppgifter, utbildningsuppgifter och betalningsinformation. Vi behöver göra nedanstående behandlingar.

Den fackliga verksamheten och medlemsförmåner

För att du ska få den service och de medlemsförmåner som följer av stadgarna och medlemskapet hos oss behöver vi behandla dina personuppgifter för nedanstående ändamål.

Kongressen

Kongressen är KyrkAs högsta beslutande organ. Förbundsstyrelsen ska informera medlemmarna om kongressen, val av kongressledamöter, möjlighet att inge motioner m.m. För att vi ska kunna följa den demokratiska processen i enlighet med stadgarna behöver vi behandla dina personuppgifter för nedanstående ändamål.

Automatiserat beslutsfattande

Hos KyrkA förekommer automatiserat beslutsfattande vid endast ett tillfälle. Det är när du vid inträdet som studentmedlem har angett ett datum som du förväntas ta examen. Vid det datumet kommer ditt medlemskap automatiskt ändras från studerandemedlem till yrkesverksam medlem och du får en annan avgift. Om ditt planerade examensdatum skulle förändras kan du alltid höra av dig till oss. Enklast är att du mejlar in dina nya uppgifter till medlemsservice@kyrka.se.

Mottagare av uppgifter

I vissa fall har vi gett externa företag eller organisationer i uppdrag att behandla personuppgifter för vår räkning – så kallade personuppgiftsbiträden. Vi anlitar bara personuppgiftsbiträden som ger tillräckliga garantier för att dataskyddsförordningen följs och att dina rättigheter skyddas.

  • Tryckerier och distributörer – avseende trycksaker såsom broschyrer
  • De ombud KyrkA anlitar för förhandlingshjälp och rättshjälp
  • Av förbundet anlitad leverantör av IT-stöd och IT-tjänster
  • Av förbundet anlitat ombud för fakturering och avisering av medlemsavgifter
  • Av förbundet anlitat medlemsregisterföretag
  • Andra fackförbund och förhandlingskarteller som KyrkA samarbetar med – exempelvis Saco
  • Inhämtande av folkbokföringsadress via SPAR

KyrkA kan även lämna ut personuppgifter till andra personuppgiftsansvariga. I sådant fall uppställer vi krav på lämpliga åtgärder hos den som mottar uppgifterna för att säkerställa en korrekt och laglig behandling.

  • Arbetsgivare och arbetsgivarorganisationen – exempelvis i samband med löneöversynen eller andra fackliga förhandlingar
  • De försäkringsbolag som förbundet har avtal med – exempelvis rörande gruppförsäkringar
  • Banker – i samband med betalningar och fakturering
  • Myndigheter – vi kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom Skatteverket och Försäkringskassan om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du uttryckligen har samtyckt

Vi lämnar inte ut personuppgifter till någon annan som exempelvis din arbetsgivare utan att du uttryckligen har givit ditt samtycke. Undantaget är om vi behöver bekräfta ditt medlemskap inför en eventuell förhandling som initierats av din arbetsgivare.

Vi kommer aldrig att sälja dina personuppgifter till tredje part.

 

Tredjelandsöverföringar

Vi använder molntjänster i vår e-posthantering och för lagring av vissa dokument. Det innebär att det kan ske överföring av person­uppgifter till land utanför EU/EES (USA). Vi kan även behöva överföra person­uppgifter till tredjeland när vi kommunicerar med i tjänsten utsända förtroendemän eller medlemmar som befinner sig utanför EU/EES. För det fall KyrkA överför personuppgifter till tredjeland vidtas tillräckliga säkerhetsåtgärder enligt rådande lagstiftning. I det fall vi överför personuppgifter till utsända i andra delar av världen sker en särskild bedömning.

Lagringstider

Så länge du är medlem i KyrkA kommer vi att spara de personuppgifter som krävs för att kunna administrera ditt medlemskap. För det fall du går ur förbundet kommer vi att spara dina uppgifter under ett år för att ha möjlighet att kontakta dig.

Om vi har givit dig rådgivning eller företrätt dig i förhandling eller rättsprocess sparar vi dessa personuppgifter i tio år efter avslutad aktivitet i enlighet med preskriptionslagen. Detta gäller oavsett om medlemskap kvarstår eller inte.

Vi har en skyldighet enligt bokföringslagen att spara allt räkenskapsmaterial i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Detta gäller oavsett om du gått ur förbundet innan dess.

Vi har även en skyldighet enligt kollektivavtal att föra register över förhandlingar till dess att kollektivavtalet har upphört. Om vi förhandlat fram särskilda villkor som du berörs av kan vi komma att spara vissa personuppgifter för att fullgöra den skyldigheten.

Har du deltagit i kurser, seminarier eller informationsträffar kommer uppgifterna att sparas i tre månader efter avslutad aktivitet.

Övriga personuppgifter som är hänförliga till en viss behandling med visst ändamål kommer vi att gallra löpande i enlighet med vår gallringspolicy och så fort ändamålet med behandlingen har upphört.